Dinámica para introducción a Scrum: ‘Presentación Ninja’

Os quiero contar una dinámica que creé y utilicé para un curso sobre el Framework Scrum que impartí a un grupo de personas de distintos proyectos y servicios de tecnologías de la información. Creo que igual se puede utilizar en cualquier actividad en la que se practiquen o enseñen conceptos nuevos y disruptivos.

Kanji de la palabra ninja.

Kanji de la palabra ninja.

Mi idea era introducir una dinámica/juego nada más comenzar el curso, justo después de presentarme, para romper el hielo con los asistentes, conocernos, saber el rol de cada uno en sus proyectos y que todos estuviesen relajados y receptivos. Además evaluaba la idea de dedicar unos minutos a tratar de predisponerles para que mantuviesen su mente abierta a los conceptos asociados a las Metodologías Ágiles.

Este es el resultado de la dinámica y mi experiencia al ponerla en práctica.

Materiales necesarios

  • Etiquetas adhesivas blancas de un tamaño cercano a 10 x 3 cms. Una por persona.
  • Rotuladores. Uno por persona
  • Tarjetas (3 por persona)de color claro para escribir sobre ellas, de un tamaño cercano a 10 x 15 cms. No pueden ser papeles normales ni post-its ya que no tienen peso y vamos a necesitar que tengan consistencia para poder lanzarlas. Las tarjetas deben tener dibujada una estrella por por una de las caras, un estrella ninja.

 

Estrella Ninja

Objetivos.

  • Romper el hielo.
  • Presentarnos.
  • Saber de dónde venimos.
  • Motivarnos divirtiéndonos.
  • Mente abierta a cambios.
  • Introducir conceptos Scrum.

Preparación

El facilitador/trainer deposita los materiales encima de una mesa y se reparten entre los asistentes, cada uno de ellos tiene que tener una etiqueta adhesiva, tres tarjetas con una estrella ninja dibujada y un rotulador. Mientras se reparten los materiales les cuenta que van a conocerse todos un poco y a divertirse con ello, al mismo tiempo dibuja una diana gigante en un portafolio o una pizarra disponible.

Revés de las tarjetas con el dibujo de una estrella y la etiqueta adhesiva.

Rellenar las tarjetas

Cada uno de los asistentes, de manera particular y sin molestias rellena las tarjetas y la etiqueta de la siguiente manera.

En la etiqueta deben poner su nombre, tal como les gusta que les llamen.

En las tarjetas, por la cara en la que está dibujada la estrella deben poner un título a cada una de ellas: Rol, Proyecto y Cliente. En cada una de las tarjetas los asistentes deben rellenar sus datos. Qué rol tienen en su trabajo, en qué proyecto o tipo de proyecto trabajan y para qué cliente trabajan. De forma escueta, sin extenderse, tiene que ser breve y conciso.

Presentaciones

Cuando terminan todos se ponen de pié en un gran círculo y el facilitador solicita que se pongan la etiqueta con el nombre en el pecho. Una vez han terminado solicita que se nombren correlativamente, desde un extremo hasta el otro, en este formato: “Hola a todos soy XXXX”. Recuerda proveerte de tantas etiquetas como días de actividad, cada día solicita que rellenen una etiqueta y se la pongan en el pecho, el facilitador el primero.

Tarjeta “Rol”

Una vez que se han presentado todos toca hablar del rol que jugamos en nuestros puestos de trabajo. Para ello el facilitador debe solicitar que todo el mundo levante la tarjeta de ROL y la muestre. El facilitador leerá alguna, solicitará con la excusa de no ver bien lo escrito que algunos de los asistentes lo cuenten ellos y hará las preguntas de protocolo que ayuden a relajar a todo el mundo. Algunos de los roles que aparecerán serán: jefe de proyecto, analista de negocio, analista funcional, desarrollador, gerente de negocio… Las preguntas y comentarios deben ser positivos, abiertos y sin contradecir ni evaluar ninguna de las intervenciones de los asistentes. No te entretengas, todo tiene que ser rápido, no dejes que la gente hable demasiado y haz hablar a los que ves que hablan poco.

Una vez hayan finalizado es el momento de hablar de los roles en Scrum. En mi caso particular les conté que el framework establece roles concretos con actividades y responsabilidades muy diferenciadas y repartidas, incluso define nuevos roles, uno particularmente, que hasta ahora no existe en las organizaciones: el Scrum Master. No digo que los roles actuales en las organizaciones sean erróneos, sólo que es necesario que despejemos y abramos la mente para dejar que la nueva estructura de roles y responsabilidades no se entorpezca con la concepción de patrones conocidos actuales.

Nos liberamos de nuestros roles actuales y dejamos paso a los nuevos roles. La forma de hacerlo es metafórica, lanzamos la tarjeta estrella ninja Rol. No creáis que fue fácil que lanzasen su primera tarjeta, se miraban esperando que otro fuese el primero…

Después de animarles vencieron su pánico escénico y tímidamente lanzaron sus tarjetas. Ziuuuuuuuuuuu!!!.

Primeras sonrisas, empiezan a relajarse.

Tarjeta “Proyecto”

A continuación todo el mundo levanta la tarjeta de proyecto. La dinámica es la misma, el facilitador lee algunas tarjetas, solicita a algunos asistentes que hablen ellos y busca la participación de los que aún no han hablado. Una vez finalizado el proceso es el momento de introducir las particularidades de Scrum en los proyectos.

En mi caso particular les conté que Scrum es el modelo de gestión mas utilizado en el mundo para el desarrollo de productos de TI y que se puede aplicar a muchos tipos de proyectos, pero no a todos. No debemos estar durante todo el curso pensando si esto lo puedo aplicar en mi proyecto actual o no puedo, entre otras cuestiones porque hasta el final del curso no tendremos una idea global de lo que es Scrum y cómo engrana en su conjunto, de modo que si estamos en contraposición constante estaremos determinando conclusiones desde una posición local en la que no tenemos el global del conocimiento. Esto no significa que durante el curso no se puedan hacer preguntas, al contrario, las preguntas son obligadas para profundizar en el conocimiento, pero las conclusiones al final, no en medio. De modo que nos deshacemos de nuestras preconcepciones respecto de los proyectos lanzando la tarjeta contra la diana en modo ninja.

Piuuuuuuuuuuu!!!

Los asistentes ya están más relajados y abiertos, lanzan la tarjeta contra la diana a modo de estrella ninja y en esta segunda ocasión se divierten aún más tratando de hacer diana.

Tarjeta “Cliente”

Por último la tarjeta de los clientes. Misma dinámica leyendo y comentando algunas de las tarjetas para finalmente hablar sobre Scrum y los clientes. En mi caso les conté que Scrum se aplica en todo tipo de clientes, sea cual sea su negocio, desde startups hasta organismos oficiales, desde compañías de telecomunicaciones hasta organizaciones de seguros, desde grandes empresas con estructuras complejas deslocalizadas hasta pymes en un garaje. El cliente no es un problema en sí mismo y mis experiencias siempre me han demostrado que el más interesado en aplicar Scrum es el cliente.

Cuando les he propuesto trabajar enfocados en el valor de negocio, la adaptación al cambio, la entrega temprana o minimizar riesgos, la respuesta ha sido siempre la misma: Genial!!!.

De modo que al igual que hemos hecho antes vamos a liberarnos de nuestro concepto actual sobre nuestros clientes y vamos a abrirnos a nuevas posibilidades, nuevas formas de relacionarnos con ellos.

Piuuuuuu!!!

Los asistentes lanzan su última tarjeta contra la diana, últimas sonrisas, el suelo termina hecho un asco, los asistentes divertidos, relajados y predispuestos a descubrir un nuevo enfoque.

El acto de lanzar las tarjetas me sirvió para recurrir a la metáfora en algunas ocasiones durante el curso cuando los asistentes conformaban sus preguntas y conclusiones mezclando las posiciones tradicionales en roles, proyectos y clientes, con el framework Scrum y la cultura ágil.

Gracias por leer el artículo. Si utilizas la dinámica me gustaría que me contases tu experiencia.

Saludos.

Óscar R. Onrubia

@OscaRonrubia

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2 respuestas a Dinámica para introducción a Scrum: ‘Presentación Ninja’

  1. Arturo dijo:

    muy bueno, me encanta lo de lanzar la tarjeta
    lo intentaré adaptar a cursos que doy

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